Краткие практические советы по расчету командировочных расходов

Основываясь на опыте, можно сказать, что многие компании в России не обладают сводом правил по расчету командировочных. Контроль в основном достигается путем прямого надзора и в меньшей степени при помощи анализа процессов и правил.

Отчетность и анализ командировочных расходов

Командировочные расходы в России — за исключением расходов на бензин — можно сказать, вносятся на один общий счет. Это в целом сильно затрудняет процесс анализа расходов, делает его почти  невозможным. Чтобы решить данную проблему,  руководство должно решить, как вносить стоимость поездки в систему российского бухгалтерского учета. 

Для того, чтобы создать способ анализа бюджетов путешествия правильные правила должны быть установлены в учетной политике, бухгалтерской программы, а также в том, как они сопоставляются с корпоративной отчетности. Любой уровень детализации можно, но так подробно означает дополнительную работу на стороне бухгалтер без четкие инструкции часто не делается.

Правила расчета командировочных

Помимо всего прочего, правила расчета командировочных будут особенно актуальны в крупных организациях, чтобы определить правила для деловых поездок — например, класс авиабилета, категория отеля, правила по аренде автомобилей и т.д. У многих компаний в России нет свода правил по данному вопросу, поскольку в российском бухгалтерском законодательстве нет такой необходимости.

Подписание и утверждение процессов по расходам также должно быть согласовано, в противном случае будет необходим постоянный контроль начальства и проверки.
И в случае, если командировочные расходы составляют большую часть бюджета, созданные правила помогут при прохождении налоговых проверок.

Предоплата и расчет авансовых отчетов

Сотрудники могут получить предварительную оплату  командировки от работодателя. Об этом просят многие российские сотрудники . Перед поездкой работодатель может провести любой уровень предоплаты, например покрыть расходы на заранее забронированную гостиницу. Это довольно часто применяется на практике, но при этом создает дополнительную работу для бухгалтеров, так как возникает необходимость выставлять большое количество банковских счетов. И если работник возвращается с дополнительными затратами, которые должны быть возмещены, то все операции необходимо повторить .

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский