Авансовый отчет, электронный документооборот и хранение данных в России — открытый вопрос для повышения эффективности

Российский бухгалтерский учет и налогообложение в России гораздо больше зависят от бумажной документации, чем во многих западных странах. На данный момент ведется работа по улучшению существующих правил, и в некоторых областях финансовая отчетность уже достигла мировых стандартов (например, электронные налоговые декларации компании), на данный момент существует еще много возможностей для оптимизации.

Эта короткая статья расскажет об основных областях, где в российской отчетности уже сегодня компании могут попытаться оптимизировать некоторые процессы в сфере авансовой отчетности в действующей нормативной среде.

Авансовая отчетность и электронный обмен данными

Когда руководитель уезжает в командировку, особенно в западные страны и использует различные электронные платформы для бронирования отелей, авиабилетов и проч., многие документы предоставляются в электронных форматах. К сожалению, российские законы не позволяют вносить в налоговую базу электронные документы, должны быть предоставлены оригиналы. Таким образом, если отель подтвержден PDF файлом, отправленным на электронную почту,оформлен чек в формате PDF, оплаченный с кредитной карты, может возникнуть множество вопросов. Это может быть достаточным для бухгалтера. чтобы возместить управляющему расходы, но недостаточно, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. При прохождении налоговой проверки, данные расходы в системе могут привести к затруднениям.

В настоящее время нет способа сделать электронный документ, предоставляемый работником, достаточным для целей налогообложения.

Существуют разные варианты развития событий, например, если в организации действует утвержденный электронный обмен данными с поставщиком услуг, такими как такси или туристическое агентство, то эти документы могут быть обработаны в электронном виде в целях отчетности.

В зависимости от типа документа, определяется необходимость его предоставления сотрудником. Это представляется не совсем логичным, но это так. Если сотрудник берет такси нужен документ, если работник летит куда-то, также необходимо предоставить документацию, все это нужно для составления отчетности,и чтобы в дальнейшем не возникло проблем с налоговой.

Чтобы узнать больше, пожалуйста, пройдите по ссылке.

Авансовая отчетность, электронные архивы и документация

Во многих странах электронные документы и архивы являются достаточными в качестве доказательств. Например, в Финляндии достаточно просто отправить фотографию счета (гостиничный счет, счет в ресторане ….) и заархивировать, данная система работает уже в течение 6 лет. Иметь такой архив электронных данных достаточно для того, чтобы вычитать расходы из налогооблагаемой базы. Такой электронный подход естественно также делает все процессы по вычету расходов значительно проще. Нет необходимости вручную заменять документы, никаких бумажных копий и их подписей. Отсутствие бумажной волокиты позволяет существенно повысить производительность предприятия.

В России другая ситуация. Для авансовой отчетности в России все расходы, за которые работник хочет получить компенсацию, а компания вычесть из своей налогооблагаемой базы должны быть предоставлены бумажные документы согласно определенному формату. При этом, например, так называемый предварительный чек не столь существенен. Больше информации на данную тему Вы можете прочитать здесь.

Что касается чеков из отелей — даже если это оригинал документа, налоговые органы могут не разрешить вычет, если на документе нет штампа и еще хуже — если он не переведен на русский язык. Если у Вас возникли вопросы или Вам интересна данная тема, пожалуйста, ознакомьтесь со следующими материалами.

Стандарты авансовой отчетности в России и связанные с этим вопросы

Приведенная ниже информация основана на многолетнем опыте в области российского бухгалтерского учета. Она распространяется на большинство российских компаний. Исключением, скорее всего, будут являться компании с инновационным менеджментом и мировыми стандартами в области бухгалтерского учета. И в общем и целом, в области бухгалтерской отчетности -это скорее исключение, чем стандарт.

Как выглядит стандартный авансовый отчет в России

Стандартной авансовый отчет в России строится на основе формы АО-1, которая является титульной страницей отчета и составляется, соответственно, на русском языке. Отчет содержит перечень расходов, подлежащих возмещению. Расходы должны быть распределены на соответствующие группы — например, командировки. В документе все суммы перечислены в рублях, он должен быть подписан работником и соответствующим менеджером, который наделен полномочиями по подписанию данного вида документов в компании. К отчету прилагается список оригинальных документов, которые должны быть оплачены или возмещены согласно авансовому отчету.

Язык авансового отчета в России — русский, почему это вызывает множество проблем

Российский отчет о расходах составляется на русском языке. Это нормально, но для менеджеров иностранцев, которые свободно не говорят по русский, это создает проблемы, особенно если иностранный менеджер подписывает авансовый отчет. Многие прилагаемые расходы также на русском, поэтому в них бывает трудно разобраться, если отсутствует знание языка.

Авансовый отчет в рублях

Российский авансовый отчет составляется в рублях и, это логично, так как российский закон обязывает компании платить своим сотрудникам только в местной валюте. Таким образом, если расходы понесены в евро, то возмещаться они будут только в рублях. Данная ситуация кажется нормальной до определенного момента. Проблема здесь возникает в том случае, если обменный курс валют не задокументирован в стандарте российского авансового отчета. Это в первую очередь зависит от бухгалтера, и от того, как составляется авансовый отчет. Больше вы можете узнать прочитав следующую статью:

http://авансовыйотчет.онлайн/2016/02/004-авансовый-отчет-в-иностранной-валюте/

Как правило информация о курсе валют отсутствует в отчете, и менеджер ей не владеет. В лучшем случае бухгалтер может пометить комментарии о курсах валют, используемых для конвертации в рубли.
Если в отчете упоминается много валют,их курсы колеблются, и предоставляются дополнительные документы, отклониться от расчета стандартным способом — т.е. использовать курс Центрального Банка России на дату подготовки авансового отчета — в таком случае контролировать данный процесс становится трудно.

Авансовый отчет составляется с целью возмещения расходов, но и это не все

Можно предположить, авансовый отчет в России направлен на возмещение расходов сотрудника, которые он понес выполняя поручения. Но это не все. Авансовый отчет содержит документы о расходах понесенных компанией непосредственно на сотрудника — оплата отеля или билет на самолет.

Сейчас данные типы расходов перемешаны. Некоторые подлежат возмещению, некоторые будут просто задокументированы, например, если компания понесла прямые затраты на командировку. Таким образом, получается, что сотрудники способствуют увеличению долгов, например, когда компания приобретает сотруднику билет и он должен доказать факт перелета, чтобы долг был прощен.

И нигде в стандартной Российской документации, которую подписывает руководство и, в дальнейшем из нее формируется база, четко не указывается к какой категории принадлежат понесенные расходы. Соответственно, из документации нельзя понять, сколько денег сотрудник должен получить или уже получил. При этом менеджеру и сотруднику необходимо подписать данный документ. Абсолютная непрозрачность и никакой возможности контролировать данный процесс. Ни менеджер, подписывающий документ, ни сотрудник, ожидающий возмещения средств, не могут сказать точно, сколько денег будет возмещено сотруднику. И что самое худшее — возмещение, это, как правило, просто перевод на банковский аккаунт сотрудника без всяких пояснений.

Авансовый отчет должен быть оформлен на бумажном носителе

Стандартный авансовый отчет составляется в том случае, когда сотрудник запрашивает возврат средств или документирует командировочные расходы. Каким образом это делается — передачей всех предварительно отсортированных счетов в определенном структурированном порядке или просто передавая конверт с документами, зависит от компании.

После чего бухгалтер составляет авансовый отчет. Касательно времени составления отчета не существует строгих предписаний. Сотрудник обязан предоставить отчет о расходах не позднее трех дней по возвращении из командировки, но зачастую данное правило опускается. Таким образом, возникает большой промежуток времени между составлением авансового отчета и осуществлением выплат сотруднику. Если расходы были понесены в иностранной валюте, ввиду ее колебаний могут возникнуть вопросы по сумме выплат.

Бухгалтер регулярно занимается составлением отчетов, но для того чтобы повысить эффективность, отчеты подписываются менеджером и сотрудником раз в квартал. Таким образом временной промежуток увеличивается, и проследить какие расходы когда были понесены, когда оплачены, и когда был подписан отчет, становится все труднее.

Так как вся документация ведется в бумажном виде, нет системы, куда при необходимости можно было бы обратиться. Как правило, вся информация хранится в таких системах, как 1С, куда сотрудники и менеджеры не имеют доступа.

В действительности, единственный способ для сотрудников и менеджеров как-то все контролировать — это вести собственные ручные расчеты и сравнивать с теми, что приносит бухгалтер. И в случае больших расхождений — задавать вопросы.

Основываясь на опыте, можно сказать, что это черный ящик, где, если сотрудники и менеджеры не тратят значительную часть своего времени на собственные расчеты, они вынуждены полностью доверять своему бухгалтер. Данное положение дел не приемлемо для современного бухгалтерского учета.

Каким образом Авансовка может улучшить процесс составления авансового отчета

Авансовка — это долгосрочный проект, состоящий из множества стадий. Первая — это приложение на базе Android и iOS для сохранения понесенных расходов в электронном формате. После этого предпринимается множество шагов, чтобы упростить работу сотрудника и бухгалтера, и сделать систему контроля расходов более прозрачной.

На первом этапе проекта Авансовка очевидны следующие преимущества для пользователя: