Правила заполнения авансового отчета в России

Главное назначение авансового отчета – подтверждение израсходованных сумм с приложением всех имеющихся оправдательных документов. Обязательство по заполнению авансового отчета лежит на сотруднике, который получил денежные средства для осуществления расходов в соответствии с приказом

руководителя. Выдача денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Заполнение документа производится в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока выданного аванса или с даты возвращения из командировки.

Стандартная форма авансового отчета в России – AO-1

В России утверждена форма авансового отчета № АО-1. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ.
На лицевой стороне бланка авансового отчета указывается следующее:

наименование организации

структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

фамилия, имя и отчество сотрудника (графа «Подотчетное лицо»);

должность;

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое)-

информация о выдаче денег (номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета ) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На лицевой стороне отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми

прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Что нужно сделать перед сдачей авансового отчета бухгалтеру в России

Авансока авансовый отчет приложение для России

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета сотрудник должен систематизировать первичные документы (билеты, квитанции, счета из гостиниц ,счета-фактуры, товарные накладные, чеки и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера наклеиваются на лист формата А4.

Требования к оформлению документов можно посмотреть здесь.

Заполнение оборотной стороны формы АО-1 в России

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как сотрудник пронумеровал их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.

Дата — это дата документа, по которому были произведены расходы. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)

Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, и т.д.)

Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные сотрудником денежные средства Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.Утверждает расходы по авансовому отчету руководитель организации.

В настоящее время в России каждая организация имеет возможность разрабатывать свою форму авансового отчета, если она соответствует инструкции. Использование стандартной формы авансового отчета теперь не обязательно. Статья об этом будет опубликована позже.