Правила заполнения авансового отчета в России
Главное назначение авансового отчета – подтверждение израсходованных сумм с приложением всех имеющихся оправдательных документов. Обязательство по заполнению авансового отчета лежит на сотруднике, который получил денежные средства для осуществления расходов в соответствии с приказом

руководителя. Выдача денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Заполнение документа производится в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока выданного аванса или с даты возвращения из командировки.
Стандартная форма авансового отчета в России – AO-1
В России утверждена форма авансового отчета № АО-1. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ.
На лицевой стороне бланка авансового отчета указывается следующее:
- наименование организации
- структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
- фамилия, имя и отчество сотрудника (графа «Подотчетное лицо»);
- должность;
- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое)-
- информация о выдаче денег (номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета ) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На лицевой стороне отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми

прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Что нужно сделать перед сдачей авансового отчета бухгалтеру в России

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета сотрудник должен систематизировать первичные документы (билеты, квитанции, счета из гостиниц ,счета-фактуры, товарные накладные, чеки и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера наклеиваются на лист формата А4.
Требования к оформлению документов можно посмотреть здесь.
Заполнение оборотной стороны формы АО-1 в России
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
- N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как сотрудник пронумеровал их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.
- Дата — это дата документа, по которому были произведены расходы. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
- Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, и т.д.)

- Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные сотрудником денежные средства Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.Утверждает расходы по авансовому отчету руководитель организации.
В настоящее время в России каждая организация имеет возможность разрабатывать свою форму авансового отчета, если она соответствует инструкции. Использование стандартной формы авансового отчета теперь не обязательно. Статья об этом будет опубликована позже.
Здесь можно скачать форму АО-1
Вы можете скачать стандартную форму АО-1 здесь.
Вы можете прочитать эту Немецкий Английский