Die Spesenkosten und Reisekostenabrechnung korrekt in Russland aus
Die Hauptaufgabe der Spesen- und Reisekostenabrechnung in Russland ist die Ausgaben durch die unterstützenden Dokumente nachzuweisen.
Die Verantwortung die Spesen- und Reisekostenabrechnung auszufüllen obliegt dem Mitarbeiter, der die Spesen erstattet haben möchte. Nur voll angestellte Mitarbeiter können die Erstattung beantragen. Nicht fest angestellte Mirarbeiter können die Erstattung nicht beantragen.
Das auszufüllende Dokument muss einmal erstellt werden, und drei Tage nach Ausgabe des Geldes oder nach Rückkehr von der Geschäftsreise eingereicht werden.
Das Standard-Formblatt AO-1 für russische Reisekosten- und Spesenabrechnung
In Russland heist das Formblatt für die Reisekosten und Spesenabrechnung AO-1. Das Formblatt ist beidseitig bedruckt.
Auf der Vorderseite des Formblatts AO-1 sind folgende Felder aufgeführt:
- Name der Firma
- Abteilung, für die der Mitarbeiter arbeitet;
- Familienname, Vorname, Vatersname des Mitarbeiters;
- Stellung;
- Beschreibung der Ausgaben (Materialeinkauf, Bezahlung von Gebühren, Reisekosten, etc.)
- Informationen über die Ausgaben (Nummer und Datum des Dokuments auf dessen Basis Ausgaben entstanden sind, Informationen über das Bankkontos, Informationen über vorherige Aussenstände oder Verbindlichkeiten der Firma gegenüber dem Mitarbeiter.
Auf der Vorderseite der Reisekosten- und Spesenabrechnung ist eine Tabelle der Buchhaltungseinträge welche die relevanten Buchhaltungseinträge auflistet und verbunden ist mit der Rückseite und mit dem Kontenrahmen verbunden ist.
Auf der unteren Blatthälfte der Spesenabrechnung ist eine Zeile die bestättigt, dass alle Dokumente welche die Ausgaben bestättigen eingereicht wurden. Die Spesenabrechnung sollte den Namen des Unterzeichners enthalten, die Nummer und das Datum der Reisekostenabrechnung, in Worten die Ausgaben welche getätigt wurden, die Anzahl der angfügten Dokumente sowie die Anzahl der Seiten. Der Buchhalter bestättigt die Richtigkeit des Berichts und gibt diesen an die Person, die den Bericht freigibt.
Was sollte bevor der Erstellung der Reisekosten und Spesenabrechnung in Russland erfolgen
Bevor die Rückseite der Reisekosten- und Spesenabrechnung erstellt wird sollte der Mitarbeiter die Primärdokmente (Ticktes, Belege, Hotelrechnungen, etc.= sortieren und in chronologischer Ordnung anordnen. Kleine Dokumente sollten auf ein A4 Papier geklebt werden. Die Dokumente sollten alle numeriert werden.
Die buchhalterischen Vorschriften zu Dokumenten können Sie hier nachlesen.
Das Ausfüllen der Rückseite der Spesenabrechnungsstandardformats AO-1 in Russland
Auf der Rückseite der Spesenabrechnung sind die folgenden Angaben in einer Tabelle zu machen:
- Nummer des Dokuments so wie es der Mitarbeiter nummeriert hat der Ausgaben die Erstattet werden sollen
- Datum des Dokumentes als die Ausgaben entstanden sind. Bezüglich der Tagesspesen kann der Mitarbeiter die Daten des des Reisebefehls einsetzen.
- Nummer des Dokuments (z.B. des Bargeldbelegs, Flugtickets, etc.)
Details was gekauft wurde mit den Geldern (Tickets, Güter, Tagessätze, etc.) und die Dokmente welche die Ausgaben bestättigen (Tickets, Belege, Lieferscheine…).
- Der Gesamtbetrag, der erstattet werden soll muss vom Mitarbeiter, dem Buchhalter und dem zuständigen Vorgesetzen unterschrieben werden.
Als neu Regel in Russland kann jede Firma ihre eigenes Spesenabrechnungsformat entwickeln solang es den Anforderungen der Steuerbehörde entspricht. Nur allein das Standardformat zu verwenden ist keine Vorschift mehr in Russland. Ein Artikel zu dem Thema wird in Zukunft veröffentlicht.
Hier können Sie das Standardformat AO-1 für die Spesenabrechnung in Russland herunterladen .
Laden Sie hier das Standardformat AO-1.
