Составление приказа на командировку в России

Если у организации возникает необходимость направить сотрудника в служебную поездку, то прежде всего нужно составить приказ на командировку. Служебная командировка-любая поездка работника, организованная по инициативе руководства для выполнения корпоративного задания за пределами города, в котором находится основное рабочее место конкретного сотрудника. В командировки направляются только граждане, заключившие трудовой договор с работодателем. Во время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место, продолжается начисление заработной платы. Командировка может длиться любой промежуток времени, определенный заранее руководством. Командировкой не считаются те поездки, которые являются основным видом деятельности работника (работа разъездного характера).

Понятие приказа на служебную командировку в России отличается от подхода в западном бухгалтерском и налоговом законодательстве.

Такого эквивалента, как приказ на командировку,  в западных бухгалтерских и налоговых правилах не существует.. Это русское понятие , которое взято из ранних стилей управления.

Приказ на командировку имеет две основные функции. Во-первых, это документ, который является правовой основой для командировок с вытекающими суточными, авансовым отчетом  и др. Во-вторых, этот документ служит подтверждением для вычета расходов  в налоговых целях.  Налоговые инспекторы в России могут отклонить уменьшение расходов, связанных с поездкой, из-за формулировки в приказе на командировку и соответствующих авансовых отчетах. Если они не согласятся , что целью командировки было увеличение прибыли компании, то придется заплатить больше налогов.

Как показывает практика, иногда главный бухгалтер  указывает  в приказе не реальную цель  командировки , а более приемлемую для налогового инспектора . Например, командировка в другую страну, чтобы сделать некоторые общие презентации для Торгово-промышленной палаты, может быть пересмотрена как посещение клиентов.

Дни для расчета суточных, в принципе, также берутся из приказа на командировку. Если есть отклонения, то возникает больше работы.

До 1 января 2015 года к приказу на командировку оформлялся дополнительный документ (командировочное удостоверение). Документ должен был заверяться печатями как со стороны организации откуда сотрудник выехал, так и со стороны организации, которую сотрудник посетил. Чтобы подробнее узнать об изменении закона нажмите сюда. (ссылка).

Нужно заметить, что, возможно, в будущем порядок оформления служебных поездок изменится, и приказ на командировку будет исключен  из правил , как подтверждающий документ.

 Сотрудники, которых нельзя отправлять в командировку согласно Российскому законодательству

1. Несовершеннолетние сотрудники (до 18 лет).
2. Сотрудниц, у которых на воспитании дети до 3-х лет
3. Лица, которые работают по ученическому договору. В этом варианте исключение составят лишь те поездки, которые будут иметь непосредственное отношение к процессу обучения сотрудника
4. Сотрудники, которые воспитывают ребенка-инвалида
5. Те сотрудники, которые ухаживают за тяжелобольными родственниками (на основании медицинского заключения).
6. Матери или отцы-одиночки, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет.
7. Сотрудники-опекуны детей несовершеннолетнего возраста.

Лица, перечисленные в списке, могут быть направлены в командировку только с согласия самого работника. Согласие составляется обязательно в письменной форме.

Категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин

Формы приказа  и содержание

При оформлении приказа о направлении сотрудника в служебную поездку используется установленная государством форма приказа на командировку Т-9. В случаях, если  в командировку планируется отправить группу работников , можно применять бланк- Т-9а.

В приказе обязательно наличие следующих данных:

• Название организации
• Дата оформления приказа и его номер
• ФИО работника, отправляемого в служебную поездку
• Его табельный номер, который был присвоен работнику при приеме на работу
• Подразделение компании, сотрудником которого он является
• Полная должность сотрудника, прописанная без сокращений

  

• Место назначения, которое включает в себя обозначение страны, населенного пункта и организации. В случае если сотрудник должен посетить несколько городов, то название каждого из них должно быть вписано в приказ.
• Количество дней поездки и точные даты ее начала и окончания. Датой начала и окончания являются даты отправления и прибытия обратно транспортного средства (самолета, поезда, автобуса и т. д.), на котором сотрудник будет совершать поездку. Днем отъезда, либо приезда нужно считать текущие сутки в том случае, если транспортное средство приехало/уехало до 24 часов включительно. Если же прибытие/отъезд осуществляется с полуночи и позднее, то днем отъезда или приезда следует считать следующие сутки. Этот аспект нужно иметь в виду, поскольку путаница в таких случаях происходит довольно часто. Кроме того, возможны случаи, когда место отправления или пункт прибытия (аэропорт, станция) находится за чертой города. Время, необходимое работнику для того, чтобы туда добраться, тоже нужно учитывать при расчете дат
• Цель и основание командировки
• Источник финансирования
• Подпись работника, подтверждающая его ознакомление с приказом

Пример оформления приказа на командировку можно скачать тут: ссылка

Приказ на командировку является одним из обязательных документов при направлении работника в командировку, по возвращении работником сдается заполненный авансовый отчет (как заполнить стандартную форму авансового отчета АО-1 можно посмотреть тут: ссылка ) с подтверждающими командировочные расходы документами (требования к оформлению документов можно посмотреть  здесь )

Т-9 Унифицированная форма № Т-9 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26

It's only fair to share...

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский