Положение о командировках в России- для чего оно необходимо?

Положение о командировках- это внутренний локальный акт компании. Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждая компания оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках устанавливает и закрепляет множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командировочных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Когда в положении о командировках нет необходимости

Использовать данное положение можно не во всех случаях. Этим документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их отъезд и приезд приходятся на 1 день, их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Цель документа и опыт с применением положения о командировках в России

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль. При возникновении разногласий с налоговым инспектором , данное положение упрощает процедуру подтверждения расходов.

В то же время, положение о командировках является документом, который разъясняет правила для сотрудников. Как им разрешается тратить денежные средства компании для деловой поездки, кто должен утверждать расходы, сколько денег они могут потратить. Без правил, они теоретически могут потратить все деньги без ограничения: останавливаться в отелях 4 звезды, летать бизнес-классом и т.д. Таким образом, без документа может возникнуть очень много вопросов и спорных ситуаций.

Положение о командировках защищает также акционеров компании. В противном случае, как показывает практика, генеральный директор сам решает, какие суммы он хочет потратить на деловые поездки. И если он работает вместе с главным бухгалтером, то в большой организации довольно сложно провести проверку со стороны владельца. И тогда генеральный директор начинает путешествовать только бизнес-классом, останавливается в пятизвездочных отелях, ходит в рестораны и не только по коммерческим причинам. Такой документ защищает акционера от внутренних злоупотреблений ,и также позволяет главному бухгалтеру или финансовому директору противостоять генеральному директору в случае, если расходы свыше установленных правилами.

Если такое положение отсутствует, то каждый может расходовать средства компании по своему усмотрению.

Политика служебных поездок в России: практика

Опыт, основанный на том, что во многих малых и средних российских компаниях положения о командировках не существует. Даже если компании принадлежат западным акционерам . Причина очень проста. Это невозможно просто взять западный документ и назвать его положением о командировках в России, поскольку он не соответствует налоговому кодексу во многих аспектах , поэтому возникает работа, связанная с подготовкой квалифицированной политики (положения) деловых поездок . А главный бухгалтер часто не имеет никакого интереса , чтобы делать эту дополнительную работу, и генеральный директор и другие не хотят ограничивать себя и свои права тратить корпоративные деньги . Или не видят проблемы с прямым контролем . В крупных компаниях это может быть по-разному, но более мелкие компании, зачастую не имеют положения о командировках .

В большинстве случаев , статьи расходов в западных политиках о деловых поездках более щедрые , чем установленные российским законодательством . Также некоторые компании избегают утверждать политику о командировках, поскольку многие аспекты могут быть более выгодными, чем основанные на российском законодательстве.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если фирма не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Структура Положения о служебных командировках сотрудников в России

Общие положения. В данном разделе определяется назначение документа, дается определение термину «служебная командировка», а также ставятся основные задачи при выезде работника в служебные командировки.
Порядок направления работников в служебные командировки. В этом разделе необходимо указать условия, при которых направляются руководящие работники в служебные командировки и распределение их обязанностей на время их отсутствия.
Порядок оформления служебных командировок. В разделе указывается порядок документального оформления служебных командировок, принятый в организации. Применявшиеся ранее для оформления отправки работника в командировку 3 документа (приказ руководителя о направлении в командировку, служебное задание и командировочное удостоверение) заменены только приказом на командировку. (ссылка)
Срок и режим командировки. В этом разделе описывается методика определения фактической продолжительности командировки (день выезда, приезда), а также указывается режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника, а также порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника.
Временная нетрудоспособность работника в период командировки. В данном разделе необходимо прописать действия работника в случае наступления временной нетрудоспособности и порядок оплаты в этом случае.
Особенности командировок за пределами РФ. В этом разделе прописывается порядок получения денежных средств и определении времени пребывания в командировке за пределами Российской Федерации.
Командировочные расходы. В данном разделе описывается порядок и размер возмещения командировочных расходов . В разделе указываются также нормы суточных. Также можно установить и нормы возмещения расходов по найму жилого помещения и по проезду.
Порядок предоставления отчета о командировке. В разделе указываются порядок и сроки оформления и сдачи авансового отчета (ссылка), а также отчета о проделанной работе за период пребывания служебной командировки.

При необходимости Положение о служебных командировках может содержать дополнительные разделы и, в качестве приложений,образцы документовпояснительной записки о направлении в служебную поездку, служебной записки об использовании личного транспорта и др.)

Командировочные расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по России или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопровождается дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами фирмы при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т.д.)

Проезд сотрудника может осуществляться разными способами: поездом, самолетом, автобусом, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника фирмы или арендованное транспортное средство.

Оригиналы проездных документов прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда включается в налоговые расходы. Для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении электронного билета достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командировочного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, должен сдавать в бухгалтерию служебную записку, в которой надо зафиксировать фактический срок поездки. Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д.

Расходы на проживание

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного задания разнообразны. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию фирмы бланк строгой отчетности из гостиницы или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек и др.).

Счет из гостиницы является бланком строгой отчетности, и он подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека.

Если компания арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем командировочного сотрудника.

Оплата суточных

Суточные — это возмещение расходов на дополнительные нужды, которые возникли у сотрудника, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье). Суточные расходы не требуют документального подтверждения.

Размер суточных может отличаться для каждого сотрудника, в зависимости от занимаемой должности.

Сотрудник, находящийся в командировке получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:

выходные;
праздничные;
дни в пути;
вынужденной остановки;
больничные.

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Нормы и учет зависят от того какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п. А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах 700 руб. за день нахождения в командировке для поездок по России, и 2500 руб.-за день нахождения в загранкомандировке.

При расчете суточных за командировки за границу учитывается количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Определить количество дней, проведенных за границей, помогут отметки в загранпаспорте сотрудника, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда сотрудник пересек границу РФ, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику организация оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Проект политики о деловых поездках, как скачать для России

Посмотрите, пожалуйста, приложение проекта политики о командировках . Проект был подготовлен специалистом бухгалтерского учета и соответствует российскому налоговому и бухгалтерскому законодательству . Он содержит множество гибких частей: для вас, как компании или как акционера в компании, чтобы решить, какие различные аспекты вы хотели бы зафиксировать в политике о командировках.

Кроме того, это документ не только на русском , но и доступен в двуязычной версии . Это бесплатная политика о командировках для России на английском и русском языках.

Политику о командировках вы можете загрузить здесь . (Ссылка)

Для получения более подробной информации о юридических вопросах в области авансовых отчетов , пожалуйста, нажмите здесь .

It's only fair to share...