Gesellschaft mit beschränkter Haftung «ХХХХХ» (ООО «ХХХХ»)
INN хххххххххх, KPP ххххххх, OKPO ххххххх
Vollständiger Name der Firma sowie die Identifikationskode (INN, KPP, OKPO)
Abgezeichnet
Generaldirektor «ХХХХХ»
ХХХХХХ
XX.XX.XXXX
Anordung zu Geschäftsreisen
City XXXXXX XX.XX. XXXX
1. Allgemeiner Teil
1.1. Die Anordung sind entwickelt worden entsprechend der gegenwärtigen Gesetzeslage in der Russischen Föderation und definieren die Prozesse zu Geschäftsreisen in Russland und im Ausland für Mitarbeiter des Unternehmens OOO «ХХХХ» (zukünftig genannt – Unternehmen).
1.2. Geschäftsreise – ist eine Reise eines Mitarbeiters als Teil einer Anordnung des Direktor des Unternehmens seinen Wirkungsstätte für eine bestimmte Zeit an einen anderen Ort zu verlegen.
1.3. Die Anordnung ist für alle Mitarbeiter, inklusive dem Generaldirektor anzuwenden.
1.4. Folgende Reisen sind nicht Geschäftsreisen wie hier definiert in der Geschäftsreiseanordnung:
– Offizielle Reisen von Mitarbeitern deren Aufgabenbeschreibung das Reisen beinhaltet, ausgenommen sind Reisen die aufgrund von regulatorischen Dokumenten als Geschäftsreisen festgelegt wurden;
– Eine Reise eines Mitarbeiters welche die Abreise und die Rückkehr am selben Kalendertag zur Arbeitsstätte oder der Wohnung beinhaltet;
– Reisen aufgrund privater Gründe die in keinerlei Verbindung mit dem Unternehmen stehen und auch nicht als Geschäftreise auf Basis von relevanten Dokumenten erklärt wurden;
– Eine Reise welche aufgrund vom Studim oder beruflicher Ausbildung unternommen wird.
2. Länge und Fortbewegngsarrt der Geschäftsreise
2.1. Die Länge der Geschäftsreise und die Art der Fortbewegung werden durch den Leiter des Unternehmens auf Basis der Bedürfnisse des Unternehmens festgelegt.
2.2. Die genauen Details der Geschäftsreise werden durch das Reisedokument, welches der Mitarbeiter nach Rückkehr von der Geschäftsreise einzureichen hat festgelegt. Falls der Mitarbeiter mit einem Privatwagen die Geschäftsreise ausführt hat er nach Rückkehr eine Geschäftsreisememo mit den Details der Geschäftsreise einzureichen. Dieses Geschäftsreisememo muss alle Einzelheiten der Reisestrecke enthalten, welche sind der Abfahrtsort, die Fahrstrecke, alle Aufgaben auf der Strecke sowie alle weiteren relevanten Dokumente.
2.3. Der Abreisezeitpunkt ist das Datum der Abreise von dem permanenten Arbeitsplatz. Das Rückkehrdatum ist das Datum der Rückkehr an den permanenten Arbeitsplatz.
Falls der Abreise- und der Rückkehrtag am selben Kalendertag sind ist die Reise keine Geschäftreise. Eine Geschäftsreise muss einen minimum von einem Kalendertagunterschied zwischen Abreise und Rückkehr beinhalten, oder einfacher gesagt einmal Mitternacht überspringen.
Für die Definiton der Abreise und der Rückkehr werden ebenfalls Reisezeiten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu den Verkehrsknotenpunkten (Flughäften, Bahnhöfe) gezählt.
2.4. Den Antritt der Reise durch den Besuch des ständigen Arbeitsplatz und die Rückkehr von der Reise mit dem Besuch des ständigen Arbeitsplatzes sind mit dem Direktor des Unternehmens abzustimmen.
2.5. Für einen Mitabeiter auf einer Geschäftsreise gilt die vereinbarten Standardarbeitszeiten an seinem üblichen Arbeitsort.
2.6. Für den Fall das ein Mitarbeiter temporär seine Geschäftsreiseanordnung nicht erfüllen kann hat diese umgehend den Leiter der Organisation zu informieren.
Ein temporäre Unterbrechung der Geschäftsreise, und dies schliesst gesundheitliche Gründe mit ein, muss von der relevanten Behörde (einschliesslich lizensierten Kliniken) dokumentiert werden. Während der Unterbrechung der Geschäftsreise wird der Mitarbeiter entsprechend der vorläufigen Entschädigungen im Krankheitsfall entschädigt werden.
Zeit die nicht dazu verbracht wurde die Reise fortzusetzen oder den Reisezweck zu erfüllen wird nicht als Reisezeit laut Reisebefehl gezählt.
Im Fall der vorläufigen Unterbrechung der Reise hat der Mitabeiter das Recht Ausgaben zur Übernachtung (ausser dem Mitarbeiter ist in einem Krankenhaus) ersetzt zu bekommen sowie Tagesspesen werden ausgezahlt bis er an seinen permanenten Aufenthaltsort zurück kehrt.
3. Dokumentation einer Geschäftsreise in Russland
3.1. Der Grund einer Geschäftsreise eines Mitarbeiters ist in den relevanten Dokumenten zu dokumentieren.
3.2. Die HR Abteilung hat auf Basis der Anweisung des Direktor des Unternehmens die Anordnung zu erstellen welche einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise schickt. Dafür ist das Standardformulat № Т-9 (№ Т-9а) zu verwendend. Diese Formular wurde durch die russische Statistikbehörde am 5 Januar 2005 veröffentlich (Т-9 Form T-9 veröffentlich durch das russische staatliche Statistikkomitte für Geschäftsreisen(in russischer Sprache) vom 06.04.01 № 26)
3.3. Information zu den Geschäftsreisen eines Mitarbeiters müssen zu dem Geschäftsreisenjournal eingetragen werden.
4. Aufwendung während einer Geschäftsreise und ihre Erstattung
4.1. Das Gehalt während einer Geschäftsreise basiert auf dem Durchschnittsgehalt eines Mitarbeiters während der Dauer der Geschäftsreise.
4.2. Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise erhalten die folgenden Ausgaben erstatttet:
– Reisekosten, um an den Ziel der Geschäftsreise und zurück zu kommen;
– Aufwendung welche im Zusammenhang mit der Unterbringung stehen;
– Tagesspesensätze;
– Andere Aufwendungen die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen und durch den Arbeitgeber freigegeben wurden sowie korrekt dokumentiert wurden;
– Aufwendungen am Flughafen;
– Aufwendungen in Verbindung mit der Anfahrt zum Flughafen oder Bahnhof vom Abreiseort oder der Rückkehr;
– Gepäckaufwendungen;
– Aufwendungen für Anrufe mit Geschäftszweck;
– Aufwendungen für Visa, Pässe oder vergleichbare Dokumente;
– Aufwendung für das Wechseln von Geld.
4.3. Für jeden Kalendertag auf einer Geschäftstreise, einschliesslich der Wochenenden und öffentlichen Feiertage, sowie von Reisetagen, erhält der Mitarbeiter 700 Ruble für Reisetage innerhalb Russlands und 2500 Rubel für Reisetage ausserhalb Russlands.
4.4. Die Reiseaufwendung zu dem Zielort der Geschäftsreise sowie zurück vom permanenten Arbeitsort werden in Höhe der Aufwendung für die Tickets für Flugzeuge, Züge, Schiffe oder andere Transportmittel erstattet. Dies schliesst die vorgeschriebenen Versicherungsprämien, andere Kosten der Tickets sowie Kosten der Übernachtzüge mit ein.
Die Verwendung von Fremdwährung wird in folgender Weise festgelgt:
– Wenn die Grenze Russlands in Richtung Ausland überschritten wird werden die Berechnungen auf Basis der Fremdwährung durchgeführt. Die Tagessätze werden auf Basis der Spesensatzs für das Ausland erstattet.
– Beim der Rückkehr nach Russland werden die Tagesspesen auf Basis der Spesensätze innerhalb der Russischen Föderation erstattet.
Die Daten der Überquerung der Grenze werden auf Basis der Stempel in dem Reisepass durch die Grenzbeamten der Russischen Föderation festgelegt.
Wenn eine Mitarbeiter in mehrere Länder entsendet wird werden die Tagesspesen auf Basis der Spesensätze in jedem der Reiseländer erstattet.
4.5. Übergewicht für Reisegepäck wird nicht erstattet.
5. Basis Regeln der Geschäftsreise
5.1. Verwendung der Reiseagentur des Unternehmens
Der Mitarbeiter hat alle Reisetickets für Züge und Flüge durch die designierte Reiseagentur zu beziehen. Die Verwendung eines anderen Anbieters muss in schriftlicher Form dokumentiert und durch den Vorgesetzten abgezeichnet sein.
5.2 Verwendung der Firmenkreditkarte
Falls der Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte hat, müssen alle Zahlungen wenn möglich durch die Firmenkreditkarte bezahlt werden. Andere Bezahlmethoden sind zu vermeiden.
5.3 Bargeldvorschuss
Ein Mitarbeiter kann einen Bargeldvorschuss beantragen. Dieser muss den geschätzten notwendigen Betrag beinhalten. Der Antrag ist schriftlich zu stellen.
5.4. Hotels / Unterbringung
Hotelunterbringung muss durch die Agentur der Firma gebucht werden und wo möglich per Überweisung beglichen werden.
Falls ein Hotel nicht durch die Agentur der Firma gebucht werden kann oder andere vorteilhaftere Tariffe angeboten werden ist es vorteilhaft die folgenden Internetanbieter zu nutzen:
– Booking.com
– HRS.de
– Trip.ru
– XXXX
Für ein Hotel welches persönlich gebucht wird, gelten folgende Regeln um die Aufwendungen zu bestättigen:
– Wennimmmer möglich sollte die Übernachtung per Kredikarte bezahlt werden
– Eine Rechnung muss einen Bezug zum Unternehmen und dem Mitarbeitere der Übernachtet hat herstellen
– Die Bezahlung der Rechnung muss dokumentiert sein
Jeglich Aufwendungen über XXX Rubel oder einer vergleichbaren Summe in einer anderen Währung, inklusive des Frühstücks müssen durch den direkten Vorgesetzten freigegeben werden.
5.4 Verwendung eines Handies
5.4.1. Firmenhandies
Eine Mitarbeiter mit einem Firmenhandy hat keinen Anspruch auf zusätzliche Erstattung von Aufwendungen. Der Mitarbeiter hat die Telefonaufwendungen, Roamingkosten und Datenkosten zu minimieren.
Der Mitarbeiter hat Dataroaming auszuschalten. Maximale erstattbare Aufwendungen für Dataroaming sind XXX pro Arbeitstag. Falls die Aufwendungen höher sind, müssen diese einzeln geprüft werden.
5.4.2. Verwendugn eines privaten Telefons
Für die Verwendung eines privaten Telefons werden pro Arbeitstag maximal XXX Rubel erstattet. Die Aufwendungen müssen durch einen Auszug der Gesprächsdaten des Mobilfunkanbieters dokumentiert werden.
Nur Gebühren der Benutzung werden erstattet, monatliche Fixkosten oder andere Aufwendunden werden nicht erstattet.
5.5 Taxi
Wenn eine Taxidienst benutzt wird muss der Mitarbeiter dieses von einer offiziel mit dem Unternehmen akkreditierten Unternehmen bestellen und einen Quittung erhalten. Die Quittung muss beinhalten:
– Start und Endpunkt der Taxifahrt
– Betrag
– Name des Anbieters
– Datum und Nummer der Fahrt.
Bei einer Fahrt am Wohnort des Mitarbeiters zum oder vom FLughafen oder Bahnhof muss der Mitarbeiter die akkredierte Taxifirma benutzen.
5.6 Benutzung eines privaten Automobils
Die Benutzung eines privaten Automobiles muss durch einen Vorgesetzen schriftlich freigegeben werden.
Falls eine privates Automobil benutzt werden müssen die folgenden Information dokumentiert werden: Startpunkt, Stecke, Endpunkt, Reisezeit und Entfernung. Zusätzliche Aufwendungen wie Mautkosten sind zu dokumentieren. Nach der Rückkehr von der Fahrt hat der Mitarbeiter eine Memo über alle diese Einzelheiten zu erstellen.
Pro Kilometer werden XXX Rubel erstattet.
5.7. Miete eines Automobiles
Mietwagen: Hertz, Budget, Avis and National Car Company und XXX sind die einzigen Unternehmen bei denen Automobile gemietet werden können.
Mietkosten müssen durch die Firmenkreditkarte bezahlt werden soweit möglich.
Das Unternehmen akzeptiert keinerlei Verantwortung für Versicherungen, es wird allen Mitabeitern empfohlen eine Versicherung bei dem Mietwagenanbeiter anzuschliessen.
5.8 Repräsentationsaufwendungen
Die folgenden Dokumente bestättigen Repräsentatiosnaufwendungen:
– Orginaldokumente welche die Erwerbung von Waren, Diensten oder Dienstleistungen bestättigen (Verträge, Dokumente welche die Arbeit bestättigen, Rechnungen etc. );
— Anordnung des Geschäftsführers zur Organisation eines Treffens welche Repräsentationsaufwendung generiert (Avansovka – Masteranordnung zu Repräsentationskosten)
— Bericht über das Treffen welches die Repräsentationsaufwendung generiert hat (Avansovka – Master – Bericht über die Aktivitäten).
— Program über das Treffen welches die Repräsenationsaufgaben generiert hat (Avansovka – Master- Unterhaltungprogram- Russia)
— Kosten der Veranstaltung (Avansovka – master – Kosten der Veranstaltung)
— Akt welche die Aufwendung bestättigt und deren Absetzbarkeit (Avansovka – Master – Akt für die Absetzung der Kosten)
5.8.1 Restaurant
Notwendige Dokmente – Dokumentation :
– Korrekte fiskalische Rechnung
– Dokumentation des Ziel des Treffens
– Teilnehmer
Jegliche Kosten über XXX Rubel sind vom Vorgesetzten freizugeben.
Jegliches Trinkgeld welches erstattet werden soll muss auf der Rechnung vermerkt sein.
5.8.2 Geschenke
Notwendige Dokmente – Dokumentation :
– Korrekt fiskalische Rechnung
– Dokument welches den Eigentumsübergang dokumentiert
– Ziel des Geschenks
– Empfänger des Geschenks
Jegliche Aufwendungen höher als XXX Ruble muss durch den Geschäftsführer freigegeben werden.
5.8.3 Essen und andere Aufwendungen für firmeninterne Veranstaltungen
Notwendige Dokmente – Dokumentation :
– Korrekt fiskalische Rechnung
– Liste der Erworbenen Waren
– Ziel der Veranstaltung
– Teilnehmer der Veranstaltung
5.9 Falls ein Mitabeiter Aufwendungen ohne ein offizielles Dokument generiert hat oder dieses verloren hat muss er ein Memo erstellen in dem er dies alles dokumentiert. Jegliche Erstattung muss von dem Generaldirektor freigegeben werden. Beträge über XXX Rubel werden nicht erstattet.
6. Zusätliche Optionen zur finanziellen Entschädigung bei Geschäftsreisen
6.1 Variant 1 – Unterschiede aufgrund der Stellung im Unternehmen
6.1.1. Vergütung auf Basis der Stellung im Unternehmen
Geschäftsreisen in Russland werden pro Reisetag vergütet mit:
– Direktor – XXXX Rubel.
– Leiter von Niederlassungen – XXXX Rubel.
– Alle anderen Mitarbeiter – XXXX Rubel.
Geschäftsreisen ausserhalb Russlands werden pro Reisetag vergütet mit:
– Direktor – XXXX Rubel.
– Leiter von Niederlassungen – XXXX Rubel.
– Alle anderen Mitarbeiter – XXXX Rubel.
6.1.2 Bei Währung
Die Vergütung bei Geschäftsreisen pro Reisetag innerhalb der russischen Föderation ist:
700 Ruble
Für jeden Reisetag ausserhalb der Russischen Föderation der Spesensatz ist:
100 Euro
6.1.2 Bei Geschäftsreiseziel
Für jeden Kalendertag zu einem der hier gelisteten Städte in Russland der Tagesspesensatz ist XXX Rubel, für andere Orte in Russland 700 Rubel pro Tag
• Moskau und Region Moskau
• Sankt Petersburg
• Nischni Novgorod
• Kasan
• Samara
• Sotchi
• XXXX
Für jeden Kalendertag von Geschäftsreisen ausserhalb der Russischen Föderation ist der Tagessatz 2500 Rubel mit Ausnahme der folgenden Länder in denen der Tagessatz 100 Euro ist.
• Grossbritanien
• Singapore
• Monako
• Australien
• Dänemark
• Norwegen
• XXXX
6.2 Zusätliche Erstattungen bei kürzeren Geschäftsreisen mit einer Rückkehr am selben Kalendertag
Für Reisen innerhalb Russlands für die im Einklang mit den russischen Regeln zu Geschäftsreisen keine Aufwandsentschädigung geleistet wird, da die Rückkehr vor Mitternacht ist, werden zusätzlich folgende per diems ausgezahlt:
Dokumentierte Reisezeit zwischen 10 und 16 Stunden : 300 Rubel
Dokumentierte Reisezeit zwischen 16:01 to 23:39 Stunden : 500 Rubel
6.3 Unterschiede bei den Geschäftsreisen
6.3.1 Aufgrund der Stellung im Unternehmen
Wenn ein Direktor oder dessen Stellvertreter verreist hat er Anspruch auf Erstattung von Tickets bis zu dem Niveau – Business Class. Die restlichen Arbeitnehmer erhalten die Erstattung für Economy Tickets.
When ein Direktor oder dessen Stellvertreter mit dem Zug reist werden Ihm bis Erste Klasse Tickets erstattet, anderen Arbeitnehmern werden Standard Economy Tickets erstattet.
6.4 Weitere Vergütungen bei Geschäftsreisen
Der Mitarbeiter erhält die Kosten eines Taxis zwischen seinem Wohnort und dem Flughafen oder Bahnhof erstattet. Sollte er keinen Beleg vorlegen erhält er eine Pauschale von XXX pro Trip.
6.4.1 Zahlung zusätzlicher Einkommensteuer durch die Firma
Falls ein Mitarbeiter eine Erstattung erhält welche zu einer Fälligkeit von Einkommenssteuer führt laut russischen Recht führt wird Ihm diese Einkommensteuer durch ein Gross-Up erstattet.
6.4.2 Erstattungen in Zusammenhang mit der Berechung des Arbeistlohns als Durchschnittsgehalts
Wenn ein Mitarbeite auf Geschäftsreise ist wird das Gehalt auf Basis des Durchschnittgehalts erstattet. Für den Fall das das Durchschnittsgehalt niedriger als das Gehalt im Arbeitsvertrag ist wird das Gehalt auf Basis des Gehalts im Arbeitsvertrag berechnet.
7. Zahlungen für Wochenendarbeit während Geschäftsreisen
7.1. Falls eine Mitarbeiter während arbeitsfreien Tagen seine Geschäftsreise antritt (Wochenende, öffentliche Feiertage) dann gilt der Tag als erster Reisetag und eine Erstattung findet im Rahmen des Paragraph 153 des Russischen Arbeitsrecht statt welched die Arbeit and arbeitsfreien Tagen regelt.
Identisch wenn er an einem arbeitsfreien Tag zurückkehrt.
7.2. Wochenendearbeit oder Arbeit an öffentlichen Feiertagen wird mit mindestens dem doppelten Arbeitslohn laut Artikel 153 des russischen Arbeitsrechts erstattet. Genaue Beträge können auf Basis von kollektiven Vereinbarungen festgelegt werden, die mit den Mitarbeiternvertretern vereinbart werden. Ebenfalls ist dem Mitarbeiter auf seinen Wunsch auch als Kompensation ein freier Tag gewährt zu werden.
8. Garantien für Mitarbeiter während der Geschäftsreisen
8.1. Auf Basis des Paragraph 156 des Arbeitsrecht der russischen Föderation garantiert der Arbeitgeber den Arbeitsplatz und die Stellung während der Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise ist. Dies schliesst auch die Erstattung der Aufwendungen während der Geschäftsreise mit ein sowie die Zahlung der Gehälter auf Basis des durchschnittlichen Gehalts.
8.2. Falls der Mitarbeiter XXXXXXXXX
8.3. Wenn der Mitarbeiter auf Geschäftsreise geht zahlt der Arbeitgeber einen Vorschuss für:
– Reiseaufwendungen;
– Aufwendungen für die Unterbringung;
– Zusätzliche Kosten die aufgrund des Aufenthalts ausserhalb des üblichen Wohnorts entstehen – Tagesspesen.
9. Die Prozedur der Berichterstattung der Reiseaufwendungen
9.1. Innerhalb von drei Tagen nach der Rückkehr von der Geschäftsreise hat der Mitarbeiter den Bericht abzugeben und dabei das russische Spesenformular zu verwenden. (AO-1)
Mit dem Formblatt zu den Reisekosten hat der Arbeitnehmer die ursprünglichen Rechnungsunterlagen zur Bestätigung der Ausgaben beizulegen und anzugeben, wie sie (Bargeld, Scheck, Kreditkartenzahlung, Zahlung über Bankkonten) bezahlt wurden. Wenn die Geschäftsreise über Grenzen ging sind Kopien der Passseiten mit Stempeln beizulegen.
9.2. Zur Kostenabrechnung sind folgende Dokumente hinzugefügt werden:
– Dokumente, die Kosten für die Anmietung alle Unterbringungskosten bestätigt;
– Dokumente, die die Zahlung von Gebühren für Dienste am Flughafen und andere Gebühren bestätigt;
– Dokumente, die die Kosten für die Reise zum Ziel bestätigen und zurück, wenn diese Kosten vom Arbeitnehmer persönlich durchgeführt wurden;
– Dokumente, die Reisekosten zum Flughafen oder Bahnhof am Herkunftsort bestätigten;
– Dokumente, die die Kosten der geschäftlich geführten Telefonanrufe bestätigt;
– Dokumente, die Kosten der Vorbereitung und Registrierung von Reisedokumenten wie Reisepass, Visa, etc bestättigen;
– Dokumente, die Kosten im Zusammenhang mit dem Wechseln von Währungen stehen.
9.3. Falls Dokument welche die Unterkunftsaufwendungen belegen sollen nicht zur Verfügung gestellt werden, wird die Unterkunft in der Höhe im Paragraph XX genannten Höhe erstattet.
9.4. Falls der Mitarbeiter keine Dokumente zu den Reisekosten zur Verfügung stellt werden diese auf Basis von Economy Tickets erstattet.
9.5. Falls keine Dokument zur Bestättigng von Telefonkosten vorgelegt werden, werde diese laut XX Paragrpah erstattet.
9.6. Spätestens drei Tage nach Rückkehr müssen verbleibende Beträg der Vorrauszahlung für eine Geschäftsreise zurück erstattet werden.
9.7. Falls ein Mitarbeiter Verbindlichkeiten aufgrund der Reisekostenerstattung hat kann diesr im Rahmen des Absatzs 138 des russichen Arbeitsgesetz einbehalten werden.
9.8. Spätestens drei Tage nach seiner Rückkehr von einer Geschäftsreise ist der Arbeitnehmer verpflichtet alle Dokumente zur Erstattung der Aufwendung der Geschäftsreise und andere Dokumente einzureichen.
Dies schliesst alle Orginale mit ein.
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Haftungsausschluss:
Dieser Text wurde im Juni 2016 entwickelt. Der Text ist in modularen Format aufgebaut und basiert auf den Grundlagen der russischen Gesetzgebung. Jeder Nutzer der Vorlage hat diese für die eigenen Zwecke anzupassen sowie durch den Hauptbuchhalter oder einen Steuerberater prüfen zu lassen.
