Wechselkurse und eine instabile Währung haben viele Auswirkungen auf Spesen- und Reisekosten in Russland
Wechselkursschwankungen
Auf Basis der Politik der russischen Zentralbank den Wechselkurs schwanken zu lasen wird der Rubel nicht mehr bei Schwankungen stabilisiert. Schwankungen von einigen Prozent pro Woche sind Normalität.
Der Standardprozess wenn z.B. ein Mitarbeiter Reisekosten in US Dollar erstattet bekommt ist das er diese Kosten in Rubel zum offiziellen Zentralbankwechselkurs des Bearbeitungtags des Reisekostenbericht erhält. Aufgrund der grösseren Kursschwankungen falls er dann die Rubel wieder in Dollar umtauscht kann es zu beachtlichen Kursgewinnen oder -verlusten kommen.
Der Mitarbeiter kann die Zahlung auch zu einem andern Wechselkurs erhalten, aber dies generiert extra Arbeit. Z. B. zum Tage der Ausgabe. Oder ein praktischer Ansatz ist das wenn eine Mitarbeiter mit einer Rubelkreditkarte in Fremdwährung zahlt er den Rubelbetrag auf der Kreditkarte dokumentiert und dieser erstattet wird.
Am vorteilhaftensten ist es in einer Regelung festzulegen. Jeder Mitarbeiter mit hohen Spesen- und Reisekosten sollte bei hohen Wechselkursschwankungen dieses Thema mit seinem Buchhalter besprechen.
Abgabe der Reise-und Spesenberichte und der Effekt von Verzögerungen:
Spesen-und Reisekosten werden oftmals erheblich später oder ggf. in der folgenden Buchhaltungsperiode abgegeben. Kosten entstehen dann in der neuen Periode oder die Vorperiode muss wieder geöffnet werde.
Im Grundsatz sollten eine Firmenpolitik es festlegen das die Berichte sobald als möglich eingereicht werden.
Offiziel, auf Basis der Buchhaltungsvorschriften muss eine Reise- und Spesenkostenbericht innerhalb von 3 Tagen nach der Rückkehr eingereicht werden. In offiziellen Prüfungen wird dies oft angemahnt.
Firmenkreditkarten
Eine Firmenkreditkarte vereinfacht die Buchhaltungsarbeit. Jedoch jede Transaktion über die Firmenkreditkarte für die keine Belege eingereicht werden schafft eine Verbindlichkeit des Mitarbeiters gegenüber der Firma. Dies sollte genau kontrolliert werden.
Zusätzlich sollten Regeln zur Bargeldabhebung über die Kreditkarte festgelegt werden. Solche Abhebungen wo möglich sollten ganz vermieden werden.
Wer kann Spesen-und Reisekosten in Russland einreichen
Nur festangestellte Mitarbeiter können Spesen-und Reisekostenberichte zur Erstattung einreichen. Freie Mitarbeiter (ГПХ) können dies nicht. In der Praxis schaft das einige Themen die umschifft werden müssen.