Иностранные валюты и колебание курса
Колебания курсов валют
На основании политики Центрального банка России курс рубля стабилизируется по отношению к другим валютам, но может колебаться. Колебания на несколько процентов в день или неделю стали в последнее время нормой.
Это стандартный процесс, когда работник просит возврат, например, за административные расходы в долларах США будет выплачиваться в рублях по официальному курсу центрального банка на отчетную дату (дату обработки бухгалтером информации). Если рубль сильно колеблется, а работнику необходимо переконвертировать средства в доллары США, это может привести к прибылям или убыткам со стороны работника.
Суммы сотруднику также могут быть возвращены в разное время — например, на дату приобретения — но это дополнительная работа. Или существует более практичное решение, когда работник оплачивает покупку в евро с рублевой кредитной карты, таким образом он может задокументировать сумму в рублях, и запрашивать указанные суммы в рублях.
Совет каждому сотруднику с очень высокими затратами это анализ расходов со своим бухгалтером.
Запрос на возмещение денежных средств, как правило, не сразу после совершения поездки, а в следующем отчетном периоде. Затраты, таким образом, часто отражаются в следующем периоде.
В принципе, самый оптимальный вариант это когда авансовые отчеты подаются и обрабатывается как можно скорее.
Официально, в соответствии с правилами бухгалтерского учета, отчеты о расходах должны быть заполнены в течение 3 дней после поездки / по принятии счетов.
Корпоративные кредитные карты
Корпоративные кредитные карты способны упростить бухгалтерскую работу. С другой стороны любое использование кредитной карты без выдачи расчетной документации, считаются обязательствами работника по отношению к компании и должны тщательно контролироваться, чтобы избежать проблем в дальнейшем.
Кроме того правила должны быть установлены ограничения на снятие наличных с кредитных карт, или во избежание спорных ситуаций, вовсе запрет.
Право подать на возврат средств
Право подать на возврат средств имеют только штатные сотрудники, фрилансеры в этот список не входят. На практике, это одна из причин проблем.
Вы можете прочитать эту Немецкий Английский