Инструкция к приложению по созданию авансовой отчетности для России — Avansovka

Avansovka – это приложение для расчета авансовой  отчетности в России. Avansovka была разработана специалистами бухгалтерского учета и ИТ для упрощения составления авансовой отчетности в России. Сейчас вы работаете с первой версией приложения Avansovka. В дальнейшем в приложение будет добавлено больше функциональных возможностей, а также оно будет расширено до серверной версии / веб-сервиса, предлагая еще большую функциональность. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть какие-либо вопросы или отзывы. Ваша команда Avansovka. Контактные данные.

Ведение и общие аспекты приложения Avansovka

Avansovka — это решение, на настоящий момент основанное только на приложении. Все данные обрабатываются и хранятся локально на вашем мобильном устройстве. Вы обладаете полным контролем над Вашими данными.

На данном этапе развития, Avansovka представляет собой инструмент для упрощения сбора и документации расходов и обмена документами с ответственными лицами, составляющими авансовый отчет.

Для полной функциональности Avansovka необходимо иметь активную учетную запись электронной почты на Вашем смартфоне.
Avansovka работает на Android устройствах с операционной системой версии 4.4 или выше. Avansovka также работает на устройствах Apple IOS. В теории Avansovka также работает на мобильных устройствах на базе Microsoft.

 

Запуск приложения

При загрузке Avansovka Вы получаете приложение с возможностью добавления образцов данных и с предустановленными настройками.

Для упрощения дальнейших операций, если Вам подходят стандартные настройки, все что необходимо сделать в начале работы — это ввести учетную запись электронной почты получателя авансовых отчетов.

 

Язык приложения Avansovka

Avansovka уже сейчас работает на трех языках: русском, английском и немецком. Если Ваш смартфон использует один из этих языков, Avansovka автоматически выберет предпочитаемый вами язык. Если Вы используете другой язык, тогда Avansovka в начале выбирает английский язык.

Инструкция по быстрому запуску Avansovka

Чтобы ввести учетную запись электронной почты получателя авансовых отчетов сделайте следующее:

• Нажмите на колесо прокрутки
  инструментов – нижний правый угол;
• Выберете «Reporting»;
• Введите до двух email адресов

Смотрите здесь полное объяснение настройки функции создания отчетности

Если Вы хотите сменить язык программы, сделайте, пожалуйста, следующее:

• Нажмите на колесо прокрутки инструментов – нижний правый угол;
• Выберете «Language Setting»;
• Выберете флаг, представляющий нужный Вам язык.

Смотрите здесь полное объяснение настройки языков.

Если Вы хотите изменить поля ввода на листах статей расходов, сделайте, пожалуйста, следующее

• Нажмите на колесо прокрутки инструментов – нижний правый угол;
• Выберете «Expense fields»;
• При помощи отметки выберете, по крайней мере, одно обязательное поле слева;
• Выберете поля ввода, используя ползунок справа.

Смотрите здесь полное объяснение настройки листа ввода расходов.

Для упрощения запуска приложения есть определенные настройки, выполненные в Avansovka при старте. Они перечислены ниже в разделе стартовых настроек. Не стесняйтесь менять их под Ваши потребности. Avansovka создана быть гибкой.

Главная страница и кнопки приложения

Верхняя навигационная панель позволяет Вам в основном переходить назад, вверх и вперед. Переходы назад и вверх часто являются тождественными друг другу; переход вперед существует не на всех листах.

Основные навигационные элементы следующие:

• Управление командировкой – способ приложения Avansovka;
• Добавить статью расходов;
• Выполнить коррекцию данных;
• Создать отчет по Вашим расходам.

Нижняя навигационная панель позволяет Вам на каждой странице:

• Получить объяснение текущей страницы;
• Перейти на главную страницу;
• Добавить одну статью расходов;
• Управлять настройками.

 

Главная страница

Главная страница – это центральный вход для работы с любой из функций создания авансовой отчетности.
Нажимая на кнопку “+” в нижней навигационной панели Вы можете попасть на эту страницу из любого места.
Управляйте приложением из одной страницы.

Страница является интуитивно понятной, но на всякий случай поясним ее ниже:

• Управление командировкой: Здесь Вы осуществляете управление командировкой, Вы можете определить все статьи командировочных расходов и отсортировать все волшебным образом с помощью
• Статья расходов: Здесь Вы добавляете в систему единичные статьи расходов. Возьмите чек и добавьте данные в систему.
• Коррекции: Иногда происходит так, что Вы ввели что-то в систему не верно. Это место для осуществления всех изменений.
• Отчеты: Когда Вы готовы отправить Ваши отчеты Вы делаете это отсюда.

Управление командировкой

Управление командировкой – это одна из уникальных функций приложения. Вы как пользователь решаете, пользоваться ей или нет.

Каждая статья расходов может быть ассоциирована с командировкой или нет. Avansovka создана быть гибкой.

Функциональность управления командировкой очень гибкая. Принцип состоит в том, что вы программируете  командировки при помощи их элементов. Элементы командировки являются ее частями. Это может быть рейс из Москвы в Стокгольм или остановка в Берлине на несколько дней. Каждый элемент командировки включает в себя даты  “отправления” и “прибытия”, а также время пребывания в определенном месте. Если Вы внесли расходы с правильной информацией об их времени, они будут отсортированы по элементам командировки.

Идеальный порядок во всех расходах, связанных с командировкой. И таким образом Вы можете запрограммировать сразу несколько командировок. Avansovka создана быть гибкой.

Все командировочные расходы, связанные  с командировкой, но не ассоциированные четко с тем или иным временных интервалом, перечислены в конце авансового отчета о командировке.

В дальнейшем, в серверной версии приложения, здесь также будут рассчитываться и суточные.

Важно: 

 

Расходы, которые должны быть ассоциированы с одной поездкой, должны попадать во временное окно между началом и окончанием элемента командировки. Для выполнения этого расчета правильно и автоматически, время отправления и прибытия являются очень важными. Если пользователь остается в месте прохождения командировки на определенное время, то это также должно быть запрограммировано в качестве элемента командировки.

Чтобы добавить расходы в командировку используйте лист статьи расходов.

Статьи расходов

Страница статей расходов является длинной и сложной. Но есть и хорошая новость: Вы сами решаете, что Вы хотите использовать. Вы можете использовать все поля ввода или же только одно или два самых основных поля. Вы можете решить и гораздо больше.

Если вам нужно, чтобы система напоминала Вам о необходимых для ввода данных, у Вас есть специальная настройка – обязательные поля, заставляющие Вас обязательно ввести в них что-либо.

Страница статьи расходов – это лучший  конкретный пример ключевой особенности Avansovka – гибкости дизайна. Вы – пользователь, решаете что делать. Простота, сложность, правила, гибкость. Вы решаете. Avansovka создана быть гибкой.

Вы можете изменить все настройки страницы статьи расходов с помощью колеса настройки. Для просмотра настроек области ввода сделайте следующее:

• Нажмите на колесо прокрутки инструментов – нижний правый угол;
• Выберете «Expense fields»;
• Слева выберете обязательные для заполнения поля; справа выберете, что должно находиться на листе ввода.

И прочтите здесь больше об этой уникальной странице.

Коррекции

Страница коррекций является очень развитой функцией приложения Avansovka и требует некоторых пояснений.

Вам стоит воспользоваться страницей коррекций, если в данных, которые Вы ввели в систему, есть ошибка и Вы хотели бы ее исправить. Поскольку система, в процессе Вашего ее использования, может содержать множество данных, существует возможность фильтрации данных, перед тем как Вы решаете скорректировать их.

Этот процесс состоит из трех этапов. И кому-то это может показаться сложным. На самом деле уникально, что на мобильном устройстве, на котором у Вас могут быть данные по более чем сотне статей расходов в различных категориях, Вы с легкостью можете выбрать какую-то одну статью и отредактировать ее.
Как это работает. Сначала выберете, что Вы хотите скорректировать. Существует 5 вариантов:

• Отправленные расходы;
• Не отправленные расходы;
• Закрытые командировки;
• Активные командировки;
• Все.

Таким образом, здесь Вы можете сначала отфильтровать все данные по типу. Или же выбрать все. У Вас есть возможность не только скорректировать еще не отправленное бухгалтеру или ассистенту, но также открыть вновь то, что уже было отправлено.

Если в выбранной Вами категории нет данных, система сообщит Вам об этом.

В дополнение к этому далее Вы также можете сделать сортировку по дате создания файлов. Это еще более ограничивает получаемую выборку. Если Вы не введете временных ограничений, система покажет Вам все данные.

Далее Вы видите волшебное колесо со всеми данными, попадающими в выбранную категорию, и можете выбрать желаемое Вами на коррекцию. Варианты что можно сделать, помимо удаления, перечислены ниже.

 

Коррекция расходов

Выберете желаемое волшебным колесом: отправленные или не отправленные расходы.

Если Вы хотите ограничить временной интервал, добавьте его в поле указания дат. Если Вы укажите открытую дату, то это будет означать, что необходимо выбрать все. Например, если во временном интервале для отправленных расходов Вы напишете 1 августа 2016 в клетке “sent from”, но оставите “sent to” пустой, то это будет означать выбор всего отправленного с 1 августа 2016 до сегодняшнего дня.

Как только Вы сделаете это, Вы видите внизу волшебное колесо, которое приводит список всех расходов, попадающих в выбранный промежуток.

Прокручивая его сейчас, Вы видите в форме внизу детали соответствующего расхода и опции ниже. Если он уже был отправлен, Вы можете редактировать его.

Вы случае, если Вы выбрали на редактирование файл расхода, который ранее был отправлен, этот файл помечается как не отправленный, и Вы можете отправить его снова. После этого данный файл будет помечен с комментарием, что это коррекция.

Коррекция командировки

Avansovka обладает уникальной функцией командировок. Эта функция помогает структурировать понесенные расходы и позволяет легче документировать поездку.

Есть активные и закрытые командировки. Активная командировка это та, которая может быть просмотрена на странице статей расходов и к которой статьи расходов могут быть добавлены. К закрытой командировке никакие статьи расходов добавлены быть не могут. Командировка автоматически помечается как закрытая, если информация о ней отправлена.

Коррекция активной командировки

Активную командировку Вы можете редактировать, и эта функция отправляет Вас к настройкам командировки. Вы также можете удалить командировку и закрыть командировку. Если Вы ее закрываете, статьи расходов, прикрепленные к ней, не изменяют своего статуса с не отправленных к отправленным. Они остаются в статусе не отправленных.

Коррекция закрытой командировки

Закрытую командировку Вы можете вновь открыть или же удалить. Все данные по статьям расходов в системе сохраняются, удаляется только сама командировка.

Переоткрытие командировки означает, что Вы снова можете присоединять к ней расходы на листе ввода статей расходов и отправлять отчет по ней по электронной почте или другим способом человеку, обрабатывающему командировочные расходы.

Отчеты

На странице отчетов Вы видите только не отправленные расходы. Если расход был отправлен, он не может быть виден здесь. Если Вы хотите переотправить этот расход по каким-либо причинам, Вам необходимо вызвать его на листе коррекций и отредактировать.

Также здесь Вы можете уменьшить число записей о расходах, которые Вы видите, выбором временного интервала, когда они были созданы. Например, если Вы хотите работать только с августовскими расходами, настройте здесь временной интервал создания расхода от 1 августа 2016 до 31 августа 2016.

У Вас есть три гибких шага для отправки чего-либо.

Первый шаг: Вы можете отправить одиночные файлы, так же как на листе одиночных расходов. Выберете в колесе прокрутки нужную запись и нажмите кнопку электронной почты. После этого Вы можете открыть просмотр, выполнить отправку по электронной почте или поделиться. Просмотр позволяет Вам увидеть, что находится в системе. После этого у Вас есть выбор вернуться назад или нажать кнопку со стрелочкой для отправки.

Поделиться – это весьма уникальная функция. Она откроет на Вашем мобильном устройстве все приложения, которые обладают такой функцией. К сожалению, в данной версии Avansovka еще нельзя выбрать, что именно будет отправлено, как правило, отправлен может быть только текст (например, посредством WhatsApp), но не изображение. Будущие версии Avansovka будут более функциональны в этом аспекте.

Поскольку это очень неэффективно — отправлять множество одиночных электронных писем, Вы также можете объединить несколько расходов в один большой файл. Это выполняется нажатием на маленькую отметку ниже кнопки “email”. При нажатии на нее соответствующий расход добавляется в объединенный список. Вы можете видеть объединенный список расходов ниже.

Кроме того, по нажатию здесь на кнопку “email” можно просмотреть отчет, отправить его по электронной почте и поделиться им.

В дополнение к этому, если Вы вошли в командировку Вы также можете отправить ее здесь со всеми прикрепленными расходами. Просто выберете командировку волшебным колесом. Внизу Вы видите комментарии к командировке, если Вы заполнили их ранее. Далее нажмите кнопку “email”, и затем все происходит стандартно: просмотр, отправка и возможность поделиться.

Когда Вы отправляете таким способом командировку, она закрывается и все прикрепленные к ней расходы помечаются как отправленные.

Настройки

Личная информация

Здесь Вы можете заполнить личную информацию. В последующих версиях личная информация будет использоваться в генерируемых авансовых отчетах. В текущей версии приложения данная страница не используется активно.

Языковые настройки

Здесь можно выбрать язык, который Вы хотели бы чтобы использовался в приложении. Вы можете менять его сколь угодно часто.

Пожалуйста, имейте в виду, что в текущей версии приложения Avansovka если Вы добавляете новый текст в любое из волшебных колес прокрутки, этот текст будет скопирован во все волшебные колеса при любых языковых настройках. Это будет улучшено на более поздней стадии.

Если Вы хотели бы добавить в приложение какой-либо новый язык, пожалуйста, сообщите нам об этом, мы планируем значительно расширить языковые настройки.

И последнее, но не маловажное: пожалуйста помните, что если Вы настраиваете систему на использование того или иного языка, то отправляемые электронные письма также будут на этом языке. В последующих, более развитых версиях, мы добавим функцию отправки копий электронных писем и на других языках, отличных от используемого пользователем. Это еще одно новшество в копилку системы создания авансовой отчетности.

Следите за нашими новостями, изумляйтесь дизайну и гибкости.

Настройки суточных

Текущая версия работает с суточными только в рублях. По стандартным или индивидуальным настройкам. Суточные пока еще не рассчитываются в авансовом отчете, но это будет добавлено в очень скором будущем в серверной версии.

Будущая версия будет более гибкой и позволит осуществлять различные форматы расчетов суточных, существующие в странах СНГ

Волшебное колесо — волшебство колес

Мы очень гордимся нашей инновацией – волшебным колесом. Что же в нем волшебного? Практически все. Давайте расскажем Вам, как оно работает.

Колесо очень удобно для пользователя, поскольку Вы можете прокручивать его и выбирать то, что Вы желаете выбрать.

Опции и гибкость волшебных колес:

• Отключение линии снятием отметки слева перед линией;
• Удаление линии cдвигом влево и нажатием “delete”;
• Добавление линии добавлением текста сверху в новой линии расходов и последующим нажатием “+”.

Есть только одно ограничение, которое будет исправлено. Если, работая на одном языке, Вы добавляете новую строку расходов, она отображается и на всех других языках тоже. Это будет скорректировано. И Вы не можете изменить текст, если в нем есть орфографические или другие ошибки, что тоже будет исправлено.

Категории расходов

Это одно из настоящих инноваций приложения Avansovka. Каждый расход может быть ассоциирован пользователем с различными категориями вплоть до трех. И содержание категорий абсолютно гибкое. Гибкость дизайна. Вы решаете и настраиваете то, чем Вы хотите пользоваться.

Вы можете задаться вопросом, для чего нужны все эти категории. В будущем в предстоящей серверной версии система будет генерировать суммы по всем этим категориям и далее, в расширенной версии системы, у Вас будет функция бюджета и возможность контроля расходов напрямую в мобильном устройстве.

Если Вы не хотите заниматься всем этим – отключите все эти функции, внизу объясняется, как это сделать.

Бухгалтерские издержки

Здесь Вы вводите категории бухгалтерских издержек как Вам говорят бухгалтера. Каждая компания имеет свои слегка различные категории. Стандартные категории введены здесь.

В будущем обновлении серверная версия сможет увязывать это с категориями учета расходов Вашей компании и бухгалтерии. В следующую версию Avansovka будет добавлена одна дополнительная функция и все будет автоматически передаваться в Ваши бухгалтерские системы.

Производсвенные расходы

Категории производственных расходов установлены как для консалтинговой компании. Вы можете менять их в соответствии с Вашими производственными процессами. Решите как работают Ваши производственные процессы и как Вы хотите разбить затраты. И определите, что Вы хотели бы отслеживать как элементы производственных затрат.

Проектные расходы

Это очевидно. Вы определяете Ваши проекты и затем подсчитываете затраты на проект.

Теперь представьте возможные комбинации. Двумерная матрица контроля бюджетов по проектам и типам производственных расходов.

Гибкость дизайна, Вы строите Вашу собственную систему контроля расходов подходящим для Вас способом.

Типы платежи

Еще одно из всех этих замечательных нововведений. Ключевое знание для Вашего бухгалтера — это то, как расходы были оплачены, а для Вас – это то, что Вы вернете деньги за все расходы, которые Вы оплатили из собственных средств. Стандарты предустановлены, и Вы можете легко адаптировать их под себя отключая какие-то пункты (снимите отметку), удаляя их (сдвиньте влево и нажмите кнопку “delete”) и добавляя.

И если Вы добавите, например, Mastercard Platinum 1467 и отключите ключ, то это будет означать Вашу личную Mastercard Platinum с номером 1467. Гибкость дизайна, адоптируйте программу под Ваши индивидуальные нужды.

Отправка отчетов

Здесь Вы добавляете адреса электронной почты людей, которые должны получать письма с расходами. Настройте здесь, например, адреса Вашего бухгалтера и ассистента. Таким образом, Вы документируете в своем почтовом ящике все отправленные расходы. И вскоре серверная версия и веб-интерфейс упростят этот процесс еще больше.

Корпоративная информация

Одно из этих полей будет очень полезным в будущем. Когда расширенная версия с автоматическим созданием отчетов будет готова, эти данные будут использоваться для заполнения АО-1 форм и других автоматически создаваемых форм.

Поля затрат

Вау! Нет ни одной другой страницы, выражающей лучше, что гибкость дизайна — ключевая особенность приложения Avansovka.

Вы выбираете правой кнопкой, хотите ли Вы, чтобы на странице статьи расходов была эта строка ввода данных. Отключите – и этого не будет на листе. И если Вы хотите отметить пункты на листе затрат обязательными к заполнению, то просто установите соответствующую отметку. И если Вы, как пользователь, не введете  данные и нажмете кнопку сохранить, система напомнит Вам, что Вы что-то упустили.

Образцы данных

Если Вы хотите увидеть как работает система без создания Ваших собственных затрат Вы можете загрузить образцы данных. Просто нажмите “установить образцы данных”. Далее перейдите на страницы отчетов и коррекций и смотрите данные. Просто нажмите “удалить образцы данных” если хотите очистить систему от них. Это простой способ увидеть, как работает система.

Образцы данных являются командировочными и демонстрируют соответствующую функциональность, как ее настроить и как заполнять командировочные затраты. Все просто.

Текущие ограничения и дальнейшее развитие

В приложении пока еще есть ряд ограничений и планируется множество улучшений. Вы будете поражены некоторым из них. Вот краткий список планируемых улучшений:

• Больше различного суммирования по отправленным Вами расходам;
• Ежемесячные отчеты с суммами по тому, что было отправлено;
• Автоматическая интеграция данных в AO-1 и другие формы;
• Веб-портал с сервером – все Ваши данные в сети;
• Синхронизация между устройствами;
• Канал общения с Вашим бухгалтером, чтобы он мог комментировать каждый расход;
• Лучше и приятнее форматы отчета о расходах;
• Отправка отчетов также и другими средствами (не только email);
• Больше языков;
• Пользователь приложения может использовать один язык, а отправлять отчеты на другом языке;
• Бюджетные функции, составление отчетов и функции подписи;
• Автоматические всплывающие окна для сбора большего количества соответствующей бухгалтерской информации, такой как цель командировки, кто принимал участие в ресторанных ужинах и т.д.

И многое другое. Удивляйтесь – Avansovka.

Есть у Вас есть любые вопросы, пожалуйста пишите на postmaster@Avansovka.ru

Вы можете прочитать эту Немецкий Английский