Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» (ООО «ХХХХ»)
ИНН хххххххххх, КПП ххххххх, ОКПО ххххххх
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «ХХХХХ»
ХХХХХХ

XX.XX.XXXX

Положение о Командировках

г. XXXXXX XX.XX. XXXX

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации и определяет особенности порядка направления в служебные командировки
как на территории России, так и на территории иностранных государств работников ООО
«ХХХХ» (далее – Организация).

1.2. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя Организации на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Организации, включая директора.

1.4. К служебным командировкам не относятся:
– служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной
характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;
– поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы
имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;
– выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора
или вызова приглашающей стороны);
– поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и
дополнительного профессионального образования.

2. Срок и режим командировки

2.1. Срок командировки работников определяется решением руководителя организации с учетом
объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

2.2. Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Служебную записку работник по возвращении из командировки представляет работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

2.3. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

2.4. Явка работника на работу в день выезда в командировку или в день приезда из командировки
решается по договоренности с директором Организации.

2.5. На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и
правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

2.6. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности работник обязан
незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах работодателя.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских организаций, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании
возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного местожительства.

3. Документальное оформление служебной командировки

3.1. Основанием для направления работника в служебную командировку является решение о направлении в командировку, оформляемое в произвольном виде.

3.2. На основании решения о направлении в командировку работник кадровой службы издает приказ о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. (Т-9 Унифицированная форма № Т-9 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26)

3.3. Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку.

4. Командировочные расходы .Базовый уровень компенсаций

4.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

4.2. Работнику, направленному в командировку как внутри России, так и за ее пределы, возмещаются
следующие расходы:
– на проезд до места назначения и обратно;
– по найму жилого помещения;
– суточные;
– фактически произведенные с разрешения или ведома работодателя и документально
подтвержденные
целевые расходы:
– сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
– на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
– на провоз багажа;
– на служебные телефонные переговоры;
– по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
– связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

4.3. За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные :700 руб. за день нахождения в командировке для поездок по России, и 2500 руб.-за день нахождения в загранкомандировке.

4.4. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются
командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.

Суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику при направлении работника в
командировку за пределы территории России в размерах, определяемых настоящим Положением.

Суточные выплачиваются по следующему правилу:
– при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы России
включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
– при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы России
включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в
паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

4.5. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными
предприятиями предельных норм не производится.

5. Основные правила деловых поездок

5.1. Использование корпоративного туристического агентства

Сотрудник должен приобретать все железнодорожные и авиабилеты через назначенное корпоративное туристическое агентство. Причина использования какого-либо другого поставщика услуг должна быть документально оформлена в письменном виде и утверждена непосредственным начальником.

5.2 Использование корпоративных кредитных карт

Если сотруднику выдана корпоративная кредитная карта, то все возможные платежи, во время деловой поездки, он должен совершать с ее помощью. При возможности, следует избегать других форм платежей.

5.3 Денежный аванс

Сотрудник может запросить денежный аванс до деловой поездки с указанием суммы прогнозируемых денежных затрат. Запрос должен быть сделан в письменной форме с оценкой денежных затрат.

5.4. Гостиницы / Размещение

Гостиницы должны быть забронированы через корпоративное туристическое агентство, где это возможно. По возможности, гостиницы должны быть оплачены по безналичному расчету компанией.

В случае, если отель не может быть забронирован через корпоративное туристическое агентство из-за наличия более выгодных тарифов, то предпочтительнее следующие сайты бронирования :
— Booking.com
— HRS.de
— Trip.ru
— XXXX

Для любого забронированного отеля частным образом применяются следующие правила для подтвержения расходов:

— По возможности, жилье должно быть оплачено корпоративной кредитной картой
— Выданный счет должен содержать ссылку на компанию и проживающих лиц
— Счет должен содержать подтверждение оплаты

Любые расходы выше XXXXX рублей за ночь или эквивалент в другой валюте , включая завтрак, должны быть утверждены в письменной форме прямым начальником.

5.4 Использование мобильной связи
5.4.1. Корпоративный мобильный телефон

Сотрудник, который имеет корпоративный мобильный телефон не имеет права на дополнительную компенсацию. Работник должен попытаться минимизировать телефонные расходы в роуминге, а также расходы на передачу данных.

Работник должен отключить передачу данных в роуминге. Максимальные суточные расходы на корпоративный роуминг передачи данных должны быть XXXX рублей за полный рабочий день. Если затраты на передачу данных выше, то необходимо обоснование в индивидуальном порядке.

5.4.2. Использование личного телефона

Работнику максимально возмещается сумма в размере XXX рублей в сутки. Расходы должны быть документально подтверждены выпиской со счета оператора мобильной связи.
Компенсируются только произведенные вызовы и интернет-платежи, не основные ежедневные / ежемесячные расходы.

5.5 Использование такси

При использование такси сотрудник обязан заказывать услугу у официального поставщика и получить квитанцию. В квитанции должно быть указано:
— Начальная точка и конечная точка
— Сумма
— Наименование перевозчика
— Дата и номер документа

В родном городе, для того, чтобы проехать в аэропорт и из аэропорта или железнодорожного вокзала работник должен использовать корпоративное такси.

5.6 Использование личного автомобиля

Использование личного автомобиля должно быть одобрено руководителем в письменном виде.

При использование личного автомобиля сотрудник должен приложить путевой лист, содержащий следующую информацию: начальную точку, маршрут поездки, время поездки, пассажиров и преодолеваемое расстояние. Дополнительные расходы, такие как плата за проезд должны быть документально оформлены. После возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить служебную записку с указанием срока командировки. (ссылка)

За километр пробега работнику возмещается XXX рублей.

5.7. Прокат автомобиля

Прокат автомобилей: Hertz, Budget, Национальные и Avis Автомобильные компании и XXX являются единственными фирмами, которые были одобрены для использования сотрудниками, путешествующих по делам компании.

Прокат автомобилей должен быть оплачен корпоративной кредитной картой.

Компания не несет никакой ответственности за страхование от несчастных случаев, поэтому рекомендуется всем сотрудникам оформить страхование ответственности столкновения и повреждения на стойке бронирования в компании проката автомобилей.

5.8 Представительские расходы

Перечнь документов, подтверждающий представительские расходы:
— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
— приказ руководителя о проведении представительского мероприятия (Avansovka — master — order of entertainment expenses in Russia)
— отчет о проведенном мероприятии (Avansovka — Master — report on the activities in Russia).
— программа мероприятия (Avansovka — Master- program of entertainment- Russia)
— смета расходов (Avansovka — master — estimate on entertainment expenses in Russia)
— акт на списание представительских расходов (Avansovka — Master — act on entertainment expenses in russia)

5.8.1 Ресторан

Оправдательные документы:

— Чек ККМ
— Цель встречи
— Участники

Любые расходы свыше XXX рублей на человека должны быть одобрены непосредственным начальником.

Любые чаевые должны быть включены в официальный документ, в противном случае они не будут компенсированы.

5.8.2 Подарки

Оправдательные документы:
— Чек ККМ
— Товарная накладная
— Цель
— Получатель подарка

Любые расходы свыше XXX рублей на человека должны быть одобрены непосредственным начальником.

5.8.3 Продукты и другие покупки для проведения корпоративных мероприятий

— Чек ККМ
— Товарная накладная
— Цель мероприятия
— Участники

5.9 В случае, если сотрудник произвел расходы без официальных документов или документы были потеряны, он обязан написать служебную записку с указанием предмета покупки, суммы и тд. Сумма расхода утверждается директором,но не более ХХХХ рублей.

6. Дополнительные возможности для компенсации деловых поездок

6.1 Вариант 1 — Различные уровни компенсации в зависимости от занимаемой должности

6.1.1. Компенсация в зависимости от занимаемой должности

Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:
– директору – XXXX руб.,
– руководителям филиалов – XXXX руб.,
– всем остальным работникам – XXXX руб.

За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются
суточные в размере:
– директору – XXXX руб.,
– руководителям филиалов – XXXX руб.,
– всем остальным работникам – XXXX руб.

6.1.2 По валюте

Для командировок по территории России суточные устанавливаются в размере:

700 рублей

За каждый день нахождения в командировке за пределами России работнику выплачиваются
суточные в размере:

100 евро

6.1.2 По месту назначения

За каждый день командировки в следующих городах России выплачивается ХХХХ рублей , в противном случае 700 руб.
• Москва и Московская область
• Санкт-Петербург
• Нижний Новгород
• Казань
• Самара
• Сочи
• XXXX

За каждый день командировки за пределами России выплачивается 2500 руб.,исключение составляют следующие страны, в которых за день выплачивается 100 евро.

• Великобритания
• Сингапур
• Монако
• Австралия
• Дания
• Норвегия
• XXXX

6.2 Дополнительные суточные для более коротких поездок с возможностью вернуться в тот же день

Для поездок внутри России, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации не подпадает под однодневную командировку, а возвращение возможно до полуночи, выплачиваются следующие добровольные суточные:

Документально оформленное время в пути от 10 до 16 часов: 300 рублей
Документально оформленное время поездки 16 до 23:39 часов: 500 рублей

6.3 Дифференциация служебных поездок

6.3.1 По уровню занимаемой должности

При проезде к месту командировки воздушным транспортом директору, заместителям директора
возмещается стоимость проезда бизнес-классом. Остальным работникам возмещается стоимость
проезда экономическим классом.

При проезде к месту командировки железнодорожным транспортом директору и заместителям
директора возмещается стоимость проезда в вагоне СВ фирменного поезда, остальным работникам
возмещается стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда.

6.4 Дополнительные преимущества в служебных командировках

Работнику возмещаются расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, в том числе на такси, на провоз багажа. При отсутствии документов,
подтверждающих размер расходов на проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа, расходы
возмещаются в размере XXXX руб. за одну поездку.

6.4.1 Компенсация удержанного НДФЛ при полученных выгодах

Если при получении какой-либо выгоды, которая определяется в данном Положении, с сотрудника удерживают НДФЛ 13 % (действующая ставка в России), то ему полагается дополнительное вознаграждение, покрывающее НДФЛ, удержанный при получении выгоды.

6.4.2 Компенсация в связи с расчетом средней заработной платы за дни, проведенные в командировке

При нахождении в командировке зарплата рассчитывается исходя из правила расчета средней заработной платы, применяемого в России. В большинстве случаев средняя заработная плата ниже, чем фактическая заработная плата , указанная в трудовом договоре. Поэтому сотруднику производится доплата до должностного оклада, установленного в трудовом договоре. (ссылка)

7. Плата за работу в выходные дни в командировке

7.1. Если работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день, то день
отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется в соответствии со
статьей 153 Трудового кодекса РФ, то есть как за работу в выходной или нерабочий праздничный
день.
Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной,
праздничный) день.

7.2. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном
размере в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

8. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

8.1. На основании статьи 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную
командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места
командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

8.2. В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной
работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

8.3. При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату:
– расходов на проезд;
– расходов по найму жилого помещения;
– дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

9. Порядок представления отчетности, связанной с направлением работников
в служебные командировки

9.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан
представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах. (AO-1)
Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной
картой, безналичным перерасчетом). При зарубежных командировках к отчету прилагается
ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

9.2. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
– документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
– документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
– документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные
расходы производились работником лично;
– документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, на провоз багажа;
– документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
– документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного
паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Организацией;
– документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

9.3. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных пунктом 4.10 настоящего Положения.

9.4. При непредставлении документов, подтверждающих расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично, расходы возмещаются в размере стоимости проезда до места командировки и обратно в вагоне купе или стоимости авиабилета эконом-класса.

9.5. При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров, расходы возмещаются в сумме, установленной пунктом 5.4.2 настоящего Положения.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы по получению виз, и расходы, связанные с обменом наличной валюты, данные расходы не возмещаются.

9.6. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит
возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих
дней после возвращения из командировки.

9.7. В случае невозвращения работником остатка средств в срок, определенный в пункте 7.7 настоящего Положения, соответствующая сумма возмещается путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной статьей 138 Трудового кодекса РФ.

9.8. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо об участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Организации.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.

———-

Отказ от ответственности:

Данное положение было разработано на основе Российского законодательства, применяемое для подтверждения расходов в юне 2016 года . Положение является модульным, и каждая компания самостоятельно выбирает и принимает необходимый модуль, который должен быть рассмотрен и одобрен главным бухгалтером или налоговым консультантом.

It's only fair to share...